­­­ASAPO sp. z o.o.
ul. Kościuszki 108a/12,
50-441 Wrocław

INFORMACJA
O POLITYKACH POLITYK OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
PRZYJĘTYCH W ASAPO SP. Z O.O. WE WROCŁAWIU

Wrocław, luty 2019 r.



I Informacje wstępne.

1. ASAPO sp. z o.o. we Wrocławiu wdrożyło i stosuje się do wszystkich obowiązków wynikających z Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. 2016.119.1, dalej jako RODO). W tym celu Spółka wdrożyła odpowiednie środki organizacyjne i techniczne by zapewnić odpowiedni do ryzyka stopień ochrony dla danych osobowych.
2. Przedmiotem działalności Spółki jest obsługa flot samochodowych, poprzez dowóz i odbiór pojazdów samochodowych na określone miejsce oraz ich przekazanie osobie uprawnionej.
3. Spółka prowadzi rejestr czynności przetwarzania, rejestr kategorii przetwarzania, rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz rejestr incydentów. Spółka dysponuje także analizą ryzyka przetwarzania danych osobowych. 4. Spółka na podstawie art. 24 ust. 2 RODO, biorąc pod uwagę ilość i charakterystykę przetwarzanych danych osobowych uznała za proporcjonalne wdrożenie polityk ochrony danych osobowych.
5. W szczególności w ramach polityk Spółka wdrożyła:
a) Politykę ochrony danych osobowych wraz z załącznikami;
b) Politykę ciągłości działania wspólnie z instrukcją postępowania w sytuacji naruszenia danych osobowych wraz z załącznikami;
c) instrukcję zarządzania systemem informatycznym.


II Polityka ochrony danych osobowych

1) Celem Polityki Ochrony Danych Osobowych jest stworzenie podstawy dla metod zarządzania, procedur i wymagań niezbędnych dla zapewnienia w ASAPO Poland sp. z o.o. we Wrocławiu właściwej ochrony informacji. Polityka Ochrony Danych określa w sposób szczegółowy zasady ochrony informacji w organizacji, niezależnie od systemów ich przetwarzania (zautomatyzowany, inny niż zautomatyzowany) oraz sposobu ich przetwarzania w tych systemach. Obejmuje bezpieczeństwo fizyczne, informatyczne oraz komunikacyjne przetwarzanych informacji. Swoim zasięgiem obejmuje zarówno sprzęt i oprogramowanie, za pomocą których informacje są przetwarzane, jak i osoby którzy te informacje przetwarzają
2) Polityka ma zastosowanie w stosunku do wszystkich pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, konsultantów, stażystów i innych współpracowników ASAPO jak również pozostałych osób mających dostęp do informacji w Spółce.
3) Polityka Ochrony Danych Osobowych ma zastosowanie do wszelkich danych osobowych we wszystkich postaciach przetwarzanych w systemach informatycznych i komunikacyjnych wykorzystywanych przez ASAPO.
4) Polityka Ochrony Danych w sposób szczegółowy opisuje wdrożone przez ASAPO techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa danych osobowych, o których mowa w art. 32 ust. 1 RODO.
5) Polityka ustanawia zasadę, że tylko pracownik upoważniony – to jest przeszkolony z zakresu ochrony danych osobowych, zaznajomiony z obowiązującymi procedurami i który zobowiązał się przestrzegać ochrony danych osobowych – może mieć dostęp do danych osobowych przetwarzanych w ASAPO sp. z o.o.
6) Wdrożone są zasady pełnej rozliczalności ASAPO sp. z o.o. z zakresu ochrony danych osobowych, w tym środki i zasady dążące do pełnej ochrony integracji i poufności danych osobowych.
7) W Spółce w pełni są wdrożone są polityki kluczy (kontrola dostępu do pomieszczeń), polityki czystego biurka i ekranu.
8) Polityka ochrony danych ponadto określają
a) podział informacji – dane osobowe;
b) obowiązki użytkowników;
c) kwestie dostępu do danych osobowych;
d) zasady przetwarzania danych osobowych;
e) zasady udzielania upoważnień użytkownikom;
f) opis systemu przetwarzania danych osobowych;
g) zasady sprawdzania systemu ochrony danych;
h) szkolenia użytkowników;
i) procedury szczegółowe – weryfikacji telefonicznej, udzielania informacji, udostępniania danych osobowych;
j) zasady kontroli przestrzegania zasad zabezpieczenia systemu ochrony danych osobowych;
k) opis postepowań w przypadku naruszenia i podejrzenia naruszenia zabezpieczenia systemu ochrony;
l) opis postępowania w przypadku uszkodzenia zbioru danych.

III Polityka ciągłości działania

1) Celem Polityki ciągłości działania jest określenie wymagań w zakresie wdrażania i realizacji działań, zapewniających ciągłość przetwarzania informacji, w szczególności danych osobowych, przetwarzanych przez ASAPO sp. z o.o. we Wrocławiu i to niezależnie od tego czy Spółka jest administratorem tych danych, czy podmiotem przetwarzającym.
2) Działania określone w Polityce są adekwatne do konsekwencji przerwania ciągłości przetwarzania informacji, w tym danych osobowych oraz kosztów wdrożenia i utrzymania właściwych mechanizmów zabezpieczających, z uwzględnieniem mechanizmów o charakterze organizacyjnym i technicznym.
3) Stąd też Spółka podejmuje działania umożliwiające zapewnienie dostępności informacji w zakresie niezbędnym do efektywnej realizacji zadań przez ASAPO.
4) Spółka podejmuje działania mające za zadanie:
- minimalizowanie ryzyka wystąpienia sytuacji, w której nastąpi utrata dostępności informacji;
- umożliwienie realizacji zadań w przypadku utraty dostępności infrastruktury niezbędnej do przetwarzania informacji, w szczególności infrastruktury teleinformatycznej.
5) Podstawą do podjęcia działań zapewniających ciągłość przetwarzania informacji w ASAPO jest proces szacowania ryzyka utraty poufności, dostępności i integralności przetwarzanych informacji. Proces szacowania ryzyka realizowany jest zgodnie z zasadami opisanymi w dokumencie „Analiza Ryzyka ASAPO Poland sp. z o.o. we Wrocławiu”.
6) Spółka podejmuje między innymi zadania z zakresu testowania posiadanych systemów i procesów przetwarzania danych osobowych a także procedurę przeglądania i aktualizowania dokumentacji RODO. Spółka zapewnia także zabezpieczenia środowiskowe dla swojej infrastruktury, wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz zapewnienia zapasowych komponentów technicznych, ciągłości usług i obsadzenia stanowisk związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

IV Instrukcja zarządzania systemem informatycznym

1) Instrukcja zarządzania systemem informatycznym została wprowadzona w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji (danych osobowych) przetwarzanych w systemie informatycznym ASAPO sp. z o.o. we Wrocławiu
2) Polityka ma zastosowanie w stosunku do wszystkich pracowników, osób zatrudnionych na podstawie prawa cywilnego, konsultantów, stażystów i innych współpracowników ASAPO jak również pozostałych osób mających dostęp do informacji Spółki.
3) Instrukcja zarządzania systemem informatycznym (dalej jako Instrukcja) stanowi szczegółowy dokument z zakresu ochrony danych osobowych, który uzupełnia i rozszerza postanowienia Polityki Ochrony Danych ASAPO.
4) Instrukcja określa sposób nadawania i odbierania uprawnień użytkownikom.
5) Określa również zasady korzystania z infrastruktury komputerowej, między innymi zabraniając instalowania i modyfikowania oprogramowania przez użytkowników, modyfikowania komputerów, używania sprzętu Spółki do spraw prywatnych;
6) Procedura precyzuje również procedury tworzenia kopii zapasowych, programów i narzędzi programowych.
7) Procedura określa stosowane zabezpieczenia w systemie informatycznym a także zasady konserwacji i przeglądu systemów.

INFORMACJA W SPRAWIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), w związku z korzystaniem z jego funkcjonalności jest spóła ASAPO Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Skarżyńskiego 36/110, 54-530 Wrocław.

2. Kontakt email do administratora danych: biuro@asapo.pl

3. Administrator przetwarzając dane osobowe realizuje wszystkie obowiązki i wymagania wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1, dalej jako RODO).

4. Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu podejmowania czynności zmierzających do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług w zakresie działalności Administratora;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu umożliwienia kontaktu z Administratorem za pośrednictwem formularzy kontaktowych, przesyłania informacji handlowych, obrony przed ewentualnymi roszczeniami oraz gromadzenia informacji o charakterze analitycznym i statystycznym.

5. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania. Prawo do usunięcia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania będą miały ograniczone zastosowanie z uwagi na treść odpowiednio art. 17 ust 3 lit. e RODO i art. 21 ust 1 RODO. Zachowują Państwo do złożenia sprzeciwu na podstawie art. 21 ust. 3 RODO w zakresie informacji handlowych. Jeśli chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw prosimy o przesłanie do nas wiadomości na adres: biuro@asapo.pl

6. Bezpieczeństwo danych osobowych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznają Państwo, że przetwarzając Państwu dane osobowe zostały naruszone przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora na czas przedawnienia wszelkich potencjalnych roszczeń, nie dłużej jednak niż 6 lat. Dokumentacja skarbowa będzie przechowywana przez okres 5 lat.

8. Administrator zastrzega sobie prawo do przetwarzania danych przez okres do 3 miesięcy od momentu osiągnięcia celów w związku z realizacją własnych celów analitycznych i statystycznych.

9. Dane będą przekazane podmiotom świadczącym usługi IT lub inne usługi zapewniające prawidłowe funkcjonowanie strony www.asapo.pl, przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora, na podstawie umowy powierzenia.

10. Poza wymienionymi podmiotami Twoje dane mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa krajowego lub unijnego. Administrator serwisu dołożył należytej staranności w celu odpowiedniego zabezpieczenia przekazanych danych osobowych, a w szczególności przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

11. Podanie danych osobowych, choć dobrowolne, jest warunkiem możliwości sprzedaży lub zakupu towarów i usług. W każdej chwili istnieje możliwość wycofania zgód wyrażonych w serwisie, w tym zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych podmiotów współpracujących z Administratorem. Odwołanie zgody na przetwarzanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

12. Dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.